Zo vermijd je stress door onvoorziene kosten

Financiële stress door vergeten kosten?

Zo pak je kostprijsberekening slim aan

Onverwachte kosten… Zowat elke ondernemer krijgt er ooit mee te maken. Zeker als je je budget strak beheert, heeft een onaangekondigde factuur de kracht om je financiële planning overhoop te gooien. Lopen die kosten op, steken zorgen over je cashflow de kop op. 

In deze blog lees je hoe je onverwachte kosten identificeert, beheerst en voorkomt. Zo komt je financiële stabiliteit niet in het gedrang en onderneem je met een pak minder stress en slapeloze nachten.

Een sluipend ‘gevaar’?

Het probleem met verborgen kosten is – zoals de term het zegt – dat ze niet direct zichtbaar zijn tot het te laat is. Vaak heeft zoiets een beperkte impact maar soms resulteert het in een verlies van winstgevendheid. In het ergste geval beïnvloedt het de levensvatbaarheid van je onderneming.

Robin geeft 3 concrete voorbeelden van vergeten kosten

Indirecte kosten

“Webshops die producten online verkopen, rekenen directe kosten meestal goed door. Denk bijvoorbeeld aan verpakkingskosten en transportkosten. Indirecte kosten blijven vaak buiten beeld: boekhoudkosten, opleidingskosten, kosten voor materiaal zoals een laptop.”

Overheadkosten

“Overheadkosten zijn het type kosten die het vaakst onderschat worden door ondernemers. Ze zijn een specifiek type indirecte kosten die niet aan een specifiek product of dienst worden toegewezen. Ook verzekeringen, sociale bijdragen en belastingen zijn zo’n kosten. Anderzijds zijn ze cruciaal om de onderneming draaiende te houden.”

Onverwachte reparaties

“Naast onderhoudskosten zijn reparaties vaak boosdoeners in de budgetten van ondernemers. Of het nu om een kapotte smartphone gaat of computerstoringen, zonder buffer of financiële planning verstoren zulke kosten je financiële planning. In sommige gevallen leidt dit tot leningen of uitgestelde betalingen aan leveranciers.”

Deze drie voorbeelden benadrukken het belang van een grondige, proactieve benadering van kostprijsbeheer. Eén die alle potentiële kosten – groot én klein – meenemen in een strategische planning. Enkel zo vermijd je onaangename verrassingen en zet je je bedrijf op een stabiele financiële basis voort.

Drie manieren om vergeten kosten te identificeren

Een gedetailleerd overzicht van alle kosten is de perfecte eerste stap om vergeten kosten voor eens en altijd te vermijden. Begin met een lijst te maken van kosten zoals overheadkosten, verpakkingskosten, transportkosten, loonkosten enz. Vergeet hierbij de indirecte kosten niet: je boekhouder, kantoormateriaal zoals laptops, verzekeringen, opleidingen… 

Om zo’n kosten te identificeren gebruik je bijvoorbeeld kostprijsberekening op basis van tijd. Stel dat een uur van jouw tijd €42,5 aan indirecte kosten kost. Een opdracht die 10 uur van je tijd vergt, kost dan 425€ aan indirecte kosten. Nuttig als je je tijdsbesteding goed kent.

Een alternatieve manier is een systeem van verdeelsleutels om indirecte kosten te verdelen. Deze methode kijkt naar het aandeel van de kosten in het aanbod. Als je bijvoorbeeld meerdere producten hebt, verdeel je de overheadkosten op basis van gebruik, omzet of aantal verkochte stuks. Heb je drie producten, verbruikt product A misschien 30% van de elektriciteitskosten, product B 20% en product C 50%. Dat is dan meteen de verdeelsleutel om de kosten te verdelen. Het geeft je een duidelijker beeld van de werkelijke kosten per product. 

Een derde manier is om de methode op basis van tijd en die met verdeelsleutels te combineren. Bij STREVER gebruiken we deze derde methode vaak om vergeten kosten te identificeren en te beheren. Een goede manier om bedrijfsvoering stabieler en winstgevender te maken.

De voordelen van buffers en risicomarges

Buffers zijn bedoeld om onverwachte kosten op te vangen en zo je bedrijf te beschermen tegen financiële schokken. In de praktijk betekent dit dat je naast reguliere overheadkosten ook een potje met extra marge aanhoudt om onvoorziene uitgaven te dekken. Een vuistregel hiervoor is een risicomarge van 7,5% afhankelijk van de omstandigheden. 

Maar hoe bereken je zo’n buffer? Robin Cuypers legt het uit:

“Je begint met een gedetailleerd kostenoverzicht. Daarin steek je alle overheadkosten zoals sociale bijdragen en verzekeringen. Hebben die een jaarlijkse waarde van €5000, bereken je daarop je risicomarge van 7,5%. Een korte rekensom geeft een budget van €5375 om onvoorziene uitgaven op te vangen. Heel belangrijk is om die buffer regelmatig te evalueren. Je bedrijf evolueert, maar ook de markt verandert.”

Zo’n appeltje voor de dorst is niet enkel een vangnet voor je zaak, maar geeft jou als zaakvoerder ook gemoedsrust. Zeker als je aanbod seizoensgebonden is of je vaak met pieken en dalen te maken hebt. Een financiële buffer zorgt er dan voor dat je geen leningen moet aangaan of betalingen moet uitstellen. Een buffer biedt ook de flexibiliteit om te investeren in groeikansen als die zich voordoen, zonder dat je je financiële stabiliteit in gevaar brengt.

Evalueren en nacalculeren

Hoewel het een reflex is die niet veel ondernemers hebben, is nacalculatie cruciaal om vergeten kosten te vermijden. Het betekent dat je periodiek je werkelijke uitgaven vergelijkt met je prognose of begroting. Zo spoor je afwijkingen op en pas je je financiële planning tijdig aan. 

Evalueren en narekenen helpt je ook om inzicht te krijgen in de werkelijke kosten van je projecten en diensten. Zo pas je je prijzen aan wanneer het nodig is om je bedrijf winstgevend en financieel gezond te houden. 

Een nacalculatie baseert zich op het overzicht van je gepresteerde uren en uitgaven. Gedetailleerde aantekeningen van de gespendeerde tijd per activiteit of project zijn daarvoor onmisbaar. Dit geldt zowel voor taken die je direct uitvoert voor klanten, als voor het beheer van je eigen administratie en communicatie. Een analyse van deze data toont je snel of je correcte inschattingen hebt gemaakt en je oorspronkelijke berekeningen kloppen.

Software voor projectmanagement en boekhouding komen hierbij goed van pas. Er bestaan verschillende programma’s die per project bijhouden hoeveel uren je al hebt gepresteerd en hoeveel tijd er resteert. Nacalculatie op basis van zo’n gegevens geeft je een mooi beeld van de winstgevendheid per project. Het leert je om betere inschattingen te maken voor toekomstige offertes.

Maar het belangrijkste argument om nacalculatie in te voeren, is de kennis die je erdoor vergaart over je eigen bedrijfsvoering. Het maakt een meer proactieve, strategische ondernemer van je die voorbereid is op financiële uitdagingen. Het vraagt consistentie en nauwkeurigheid maar in de plaats krijg je gegarandeerd een gezonder, duurzamer bedrijf.

Kostprijsberekening: duurzame bedrijfsvoering

Onzekerheid, stress, ontspoorde begrotingen… Veelal zijn die te herleiden tot gebrekkige kostprijsberekening en nacalculatie. Met de handvatten uit dit artikel zal jou dat niet overkomen. Je leerde namelijk de volgende stappen:

• Identificeer alle kosten,

• Verzamel de nodige gegevens, 

• Zorg voor een buffer, en

• Evalueer regelmatig.

Volgens ons dé manier om de gevaren van vergeten of verborgen kosten te tackelen. Het is daarom een integraal onderdeel van prijsbegeleiding, een traject dat jou begeleidt om correcte prijzen te bepalen en een duurzame prijsstrategie te ontwikkelen.